Kiểm kê hàng tồn kho là công việc quan trọng cần thực hiện trong quản lý kho hàng của công ty. Việc này yêu cầu người quản lý có chuyên môn, kinh nghiệm, sự tỉ mỉ để cho kết quả chính xác. Chúng ta cùng tìm hiểu về quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết từng bước dễ hiểu nhất 2021.
Xem thêm:
- Cách sắp xếp kệ chứa hàng trong kho khoa học và tiết kiệm
- 10 mẫu kệ chứa hàng nhà kho sử dụng nhiều nhất
1. Lý do cần kiểm kê hàng tồn trong kho
Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức sản xuất - kinh doanh hàng hóa có quy mô đều có kho lưu đủ các mặt hàng. Vậy vì sao cần phải kiểm kê hàng trong kho thì chúng ta cùng biết các lý do như sau:
- Theo định kỳ thì các công ty, đơn vị sẽ thực hiện kiểm kê hàng tồn trong kho để biết được có bao nhiêu sản phẩm, phân loại sản phẩm để đưa ra chiến lược thúc đẩy bán hàng phù hợp. Đồng thời có số lượng mặt hàng cụ thể khi khách hàng hỏi mua cũng có câu trả lời chính xác
- Kiểm hàng tồn kho giúp doanh nghiệp biết các mã hàng sắp hết, sắp quá hạn, khả năng sẽ bị lỗi thời,...Từ đó sẽ đưa ra các cách thức để xả hàng nhanh chóng thu hồi vốn.
- Giúp cho việc giảm đi chi phí lưu kho hàng hóa nhiều, giảm được chi phí thuê kho (thuê nhân công làm việc, dùng dịch vụ lưu trữ,…). Hàng tồn nhiều giải phóng sẽ mở rộng không gian lưu trữ mặt hàng mới.
- Kiểm kê hàng để biết hàng chính xác như thế nào, phát hiện các sai số giữa số hàng trong sổ sách và thực tế để điều chỉnh lại.
- Kiểm hàng tồn nhằm tối ưu được dòng vốn lưu động của một công ty để đưa vào hoạt động khác cần thiết.
Vì thế công ty nên đầu tư vốn để mua các pallet chứa hàng nhiều kích cỡ phù hợp với mặt hàng, khối lượng. Điều này để dễ dàng cho việc sắp xếp khoa học, tối ưu không gian, quản lý kho dễ dàng hơn.
2. Các phương pháp chủ yếu kiểm kê hàng tồn kho
Việc kiểm kê hàng tồn trong kho đối với các doanh nghiệp quy mô lớn thì sẽ thực hiện chuyên nghiệp với số lượng hàng rất nhiều. Thông thường người quản lý sẽ áp dụng phương pháp khoa học kiểm kê để đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng. Cụ thể các phương pháp hay được áp dụng là:
2.1 Kiểm kê thường xuyên
Thường xuyên có nghĩa là doanh nghiệp sẽ liên tục tiến hành kiểm kê hàng tồn kho. Ví dụ kiểm đều hàng ngày, cách vài ngày một lần, đều hàng tuần hoặc mỗi đợt xuất - nhập hàng. Như vậy doanh nghiệp nắm bắt cụ thể hàng hóa thường xuyên để xử lý.
Thông thường cách thức này ở các đơn vị lưu nhiều hàng hóa là máy móc, thiết bị, mặt hàng xây dựng, hàng đặc biệt có giá trị cao,...Ưu điểm của cách này là liên tục nắm bắt hàng tồn vào bất cứ thời gian nào. Hạn chế tình trạng sai lệch lớn với hàng có giá trị, tránh bị thất thoát hàng mà chủ không biết.
Tuy nhiên, cách này cũng tốn thời gian và nhân sự thực hiện. Bộ phận kế toán cũng có khối lượng nhiều và liên tục phải cập nhập số liệu cho ban giám đốc nắm bắt.
2.2 Kiểm kê định kỳ
Có nghĩa là doanh nghiệp sẽ có kế hoạch kiểm hàng tồn kho cụ thể định trước. Cứ tới định kỳ ngày đó là tiến hành kiểm hàng hóa trong kho, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm một lần, cuối kỳ,...
Đối với hình thức này thì nhiều doanh nghiệp áp dụng với số lượng hàng hóa lớn, giá trị trung bình hoặc thấp, đa dạng nhiều mặt hàng trong kho,...Ưu điểm là việc kiểm kê này sẽ đỡ mất công sức, thời gian nhiều.
Tuy nhiên có hạn chế là nếu lâu mới kiểm hàng tồn kho thì khó mà doanh nghiệp nắm bắt được hình hình hàng hóa. Từ đó dễ xảy ra tình trạng hàng tồn nhiều chưa được xử lý kịp thời, sai sót số liệu thực tế và sổ sách, thất thoát hàng không biết đúng lúc,...
Lựa chọn phương thức kiểm kê nào là tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp áp dụng và rút ra cách thích hợp. Các đơn vị có thể thay đổi kiểm kê hàng tồn để hỗ trợ tốt cho việc sản xuất - kinh doanh.
3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết từng bước dễ hiểu nhất 2021
Có lẽ nhiều người chưa biết về quy trình kiểm kê hàng tồn kho khoa học và chi tiết thực hiện như thế nào? Sau đây Navavina.com sẽ nêu rõ quy trình để mọi người tham khảo:
3.1 Công đoạn chuẩn bị trước khi kiểm kê
Với công ty quy mô vừa và nhỏ thì kiểm kê hàng tồn kho thường không có quy trình phức tạp, mất nhiều thời gian. Nhưng với doanh nghiệp lớn thì người quản lý và nhân viên sẽ chuẩn bị kỹ công đoạn chuẩn bị trước để kiểm tra hiệu quả:
- Ban quản lý sẽ thông báo nhân viên thời gian, lịch kiểm kho trước cụ thể
- Công ty báo trước cho khách hàng/đối tác thời gian kiểm tồn kho để không tới khu vực đó hoặc điều chỉnh lại thời gian làm việc
- Có kế hoạch, danh sách, thứ tự kiểm kho chi tiết.
- Chuẩn bị sổ sách, thiết bị, dụng cụ hỗ trợ kiểm kho.
3.2 Các bước trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho
- Bước 1: Người quản lý có trách nhiệm lập bảng thống kê hàng tồn kho theo danh sách cụ thể. Ở bảng có các cột về Tên hàng, mã hàng, số lượng hàng trong sổ sách báo cáo, số lượng hàng tồn trên thực tế, ghi chú, ngày kiểm kê…
- Bước 2: Nhân viên sẽ vào kiểm tra hàng theo khu, lần lượt từng mặt hàng rồi ghi chú lại vào danh sách đã lập chi tiết. Tùy tính chất công việc mà công ty sẽ cử 1, 2 hay 3 người kiểm kho cho nhanh chóng và đối chiếu số liệu.
- Bước 3: Người kiểm kho sẽ so sánh 2 bản kiểm kê hàng tồn kho xem chênh lệch gì không. Nếu có sai lệch thì cùng kiểm lại mặt hàng đó, gian hàng đó để có được con số chuẩn xác sau cùng.
- Bước 4: Hoàn thiện được kiểm kê với số liệu sau cùng thì người quản lý đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trong báo cáo sổ sách có chênh lệch không. Nếu có sai lệch thì phải có giải trình với ban giám đốc.
- Bước 5: Tiến hành điều chỉnh lại số liệu hàng tồn kho thực tế vào sổ sách mới.
- Bước 6: Hoàn tất công việc thì người quản lý lập biên bản kiểm kê hàng hóa cho nhân viên, quản lý và giám đốc cùng ký xác nhận.
Như đã phân tích ở trên, chủ doanh nghiệp nên trang bị hệ thống kệ chứa hàng, pallet để dễ dàng sắp xếp, phân loại cho việc kiểm soát hàng trong kho tốt hơn. Công ty Blue cung cấp các thiết bị kệ đựng hàng, pallet chính hãng, giá tốt.
Như vậy, bạn đọc xong bài viết này đã nắm bắt được quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết dễ hiểu nhất 2021. Hy vọng rằng bạn áp dụng quy trình này hiệu quả trên thực tế.
CÔNG TY TNHH NAVAVINA
- Địa chỉ: 1330/1D Đường Vườn Lài, KP 1, P An Phú Đông, Q. 12, TP.HCM
- Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
- Điện thoại: (08)37.197.667
- Fax: (08)37.197.758
- Hotline: 0919 85 0305
- Hotline: 0919 93 0305
- Hotline: 0919 75 0305
- Facebook: https://www.facebook.com/congtytnhh.navavina
