Quy trình quản lý kho hàng thông minh chuyên nghiệp sẽ giúp chủ doanh nghiệp cũng như nhân viên tiết kiệm được thời gian, giảm thiểu tổn thất cũng như đem lại hiệu quả trong việc kinh doanh. Vậy quy trình quản lý kho hàng như thế nào là khoa học? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.
1. Quy trình Nhập kho
Đây là quy trình quản lý kho hàng thông minh chuyên nghiệp đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý kho hàng giúp chủ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Để nhập kho một cách chính xác nhất, doanh nghiệp cần kiểm tra tất cả các thông tin về sản phẩm nhập kho, bao gồm thông tin, thông số sản phẩm, số lượng cũng như thời điểm nhập kho… Nếu không kiểm soát chặt chẽ quy trình nhập kho, rất dễ dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa và gây ra hậu quả nghiêm trọng sau này cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Các phương pháp quản lý tồn kho
Để tối ưu quá trình nhập kho, khi liên hệ với bên cung cấp doanh nghiệp thì bạn hãy đưa ra những thông tin yêu cầu về quy cách đóng gói sản phẩm, ví dụ như số lượng sản phẩm, kích thước và khối lượng trong 1 thùng hàng…
Ví dụ như trong trường hợp bên nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu thì bạn hãy phản hồi để yêu cầu họ cung cấp các thông tin như trên trước khi tiến hành nhập hàng hóa vào kho.
Lưu ý, khi đã tiếp nhận được hàng hóa thì bạn cần kiểm tra thật kỹ dấu niêm phong và kiểm đếm số lượng hàng hóa, sau đó mới xác nhận vào phiếu và đưa cho nhà cung cấp.
2. Quy trình lưu kho
Sau khi đã tiếp nhận hàng hóa vào trong kho, bước tiếp theo để quản lý kho hàng chuyên nghiệp đó chính là làm thế nào để sắp xếp hàng hóa sao cho khoa học và hợp lý nhất. Điều này này sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được không gian lưu trữ, cũng như tối ưu khả năng tìm kiếm và kiểm soát hàng hóa của mình hiệu quả hơn.
Để tránh sự nhầm lẫn, khi sắp xếp hàng hóa thì nên để các sản phẩm cùng loại lên cùng 1 giá kệ chứ hàng. Bởi tình trạng để lẫn lộn hàng hóa khác nhau sẽ gây lộn xộn, khó khăn trong việc kiểm tra sản phẩm, gia tăng thời gian xử lý hàng hóa khi cần thiết.
3. Thu thập hàng hóa
Bước thu thập hàng hóa là điều doanh nghiệp cần thực hiện để thỏa mãn đơn hàng của khách. Đây được xem là một bước gây tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng. Nếu bước thu thập hàng hóa được thực hiện thành công thì điều này sẽ giúp gia tăng trải nghiệm của khách hàng đáng kể.
Để thu thập hàng hóa, chúng ta có 2 cách như sau:
- Thu thập hàng hóa theo đơn hàng: Khi có thông tin từ khách hàng, người bán hàng sẽ in phiếu để đưa cho nhân viên kho đơn hàng để tiến hành thu thập. Với phương pháp này, nhân viên kho sẽ lấy đúng số lượng sản phẩm mà khách hàng đặt.
- Thu thập hàng hóa theo cụm: Phương pháp này sẽ giúp cho nhân viên bán hàng gom nhiều đơn hàng lại với nhau và in phiếu danh sách sản phẩm kèm số lượng hàng tương ứng. Nhân viên kho là người thu thập theo tổng số lượng từng hàng hóa, sau đó sẽ chia ra thành từng đơn hàng riêng biệt.
4. Đóng gói và xuất kho
Một trong những quy trình quản lý kho hàng thông minh chuyên nghiệp đó chính là đóng gói sản phẩm và lên phương án vận chuyển cho khách hàng. Khi thực hiện bước này đòi hỏi tính chính xác, cẩn thận và hạn chế lỗi xảy ra dẫn đến tình trạng hoàn hàng.
Quy trình đóng gói đúng cần đảm bảo an toàn, giảm thiểu hư hỏng cho hàng hóa và tối ưu được khối lượng sản phẩm nhằm tiết kiệm chi phí giao hàng tới cho khách. Sau khi đóng gói sản phẩm cẩn thận và giao cho đơn vị vận chuyển, hàng sẽ được ghi nhận vào tình trạng xuất kho và tính giảm trừ trong kho hàng.
Xem thêm: 10 kinh nghiệm đóng gói hàng hóa tối ưu chi phí
5. Hoàn hàng
Trong quá trình bán hàng thì không thể tránh được tình trạng hàng hóa đã bán ra ngoài lại bị khách hàng trả lại (hoàn hàng). Khi tiếp nhận đơn hàng bị trả lại từ khách, trong quy tắc quản lý kho hàng thông minh thì cần đảm bảo tuân thủ như sau:
- Cần biết rõ nguyên nhân và lý do vì sao khách hàng trả lại hàng
- Có những phương án đối với các đơn hàng bị hoàn: Ví dụ như nhập lại kho, tái chế, sửa chữa hay tiêu hủy, trả lại cho nhà cung cấp sản phẩm
- Doanh thu từ hàng bị trả lại cần được khấu trừ trong báo cáo.
6. Kiểm hàng
Trong quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp, việc kiểm hàng là một hoạt động diễn ra bắt buộc và thường xuyên với tần suất liên tục để tránh tình trạng hỏng hay thất thoát hàng hóa. Đặc biệt là quy trình kiểm kê hàng hóa, đối chiếu sẽ giúp cho doanh nghiệp nhận biết được số lượng hàng bán chạy, hàng tồn và từ đó có chiến lược marketing hiệu quả.
7. Thống kê báo cáo
Bước cuối cùng trong quy trình quản lý kho hàng thông minh chuyên nghiệp đó chính là thống kê và báo cáo kho. Thông tin từ các báo cáo này sẽ giúp doanh nghiệp nhìn thấy rõ về quá trình quản lý kho.
Như chung, việc xây dựng quy trình quản lý kho hàng thông minh chuyên nghiệp sẽ mang đến lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp. Chỉ với các quy trình quản lý kho nêu trên, doanh nghiệp sẽ theo dõi cũng như kiểm soát được quá trình vận hành kho tối ưu nhất.
