Cụm từ “Chuyển đổi số” đang là xu hướng hiện nay của các hoạt động tại doanh nghiệp và tổ chức nói chung, cũng như hoạt động lưu trữ thông tin nói riêng. Tuy nhiên, việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ bằng phương pháp truyền thống bằng kệ đựng hồ sơ văn phòng vẫn còn rất quan trọng và luôn tồn tại song song.
I. Vì sao kệ đựng hồ sơ văn phòng rất quan trọng trong việc lưu trữ?
Cùng điểm qua một vài lý do cho thấy việc lưu trữ tài lệu, hồ sơ bằng kệ đựng hồ sơ vẫn còn vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp và tổ chức.
- Đầu tiên cũng như quan trọng nhất là yếu tố về chi phí.
Mặc dù chuyển đổi số nói chung cũng như số hóa hồ sơ tài liệu nói riêng đang là xu hướng hiện nay. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô nhỏ hoặc siêu nhỏ việc đầu tư vào công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu cũng cần phải được cân nhắc.
Chi phí đầu tư cho giải pháp lưu trữ truyền thống bằng kệ đựng hồ sơ văn phòng vẫn tiết kiệm hơn rất nhiều so với các khoản chi phí đầu tư vào công nghệ thông tin như: bản quyền phần mềm, các trang thiết bị hỗ trợ, chi phí đào tạo nhân sự… cho hoạt động số hóa.
- Đúng quy định văn phòng của doanh nghiệp
Nhằm đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định của Pháp luật, một số tài liệu mà doanh nghiệp phải bắt buộc lưu trữ bằng bản cứng (bản in) như: điều lệ - quy chế doanh nghiệp, văn bằng bảo hộ sở hữu, các loại giấy chứng nhận, các loại tài liệu kỹ thuật sản xuất – kinh doanh, hồ sơ về nhân sự và đặc biệt là các hồ sơ tài liệu về tài chính – kế toán (các loại hợp đồng, hóa đơn chứng từ)…
- Sự tiện dụng và tính sẵn có của kệ đựng hồ sơ văn phòng
Là một yếu tố đáng để nhắc đến. Đặc biệt với các phòng ban làm việc thường xuyên với hồ sơ tài liệu như bộ phận Hành chính - Nhân sự, Tài chính - Kế toán… Việc tổ chức sắp xế và lưu trữ các hồ sơ, tài liệu, văn bản, chứng từ trên các tủ, kệ đựng hồ sơ, sẽ giúp công tác kiểm tra, tìm kiếm sau này được thực hiện một cách nhanh chóng và dễ dàng, tối ưu hiệu quả công việc.
- Cuối cùng là tính thẩm mỹ.
Việc sắp đặt các tủ, kệ đựng hồ sơ văn phòng cũng là một cách để trang trí cho văn phòng. Giúp không gian làm việc thêm đẹp, thêm phần gọn gàng và ngăn nắp. Góp phần tạo nên môi trường làm việc sáng tạo và hiệu quả.
II. Lựa chọn kệ đựng hồ sơ văn phòng như thế nào cho phù hợp?
Có rất nhiều tiêu chí để lựa chọn tủ, kệ đựng hồ sơ văn phòng phù hợp với mục đích sử dụng, không gian văn phòng… Một số loại tủ, kệ phổ biến hiện nay có thể liệt kê gồm:
- Phân loại theo tải trọng: tải trọng nặng (kệ khuôn, kệ drive in, kệ tay đỡ, kệ double deep, kệ trượt pallet, kệ selective, kệ push back…), trung tải (kệ trượt tự động, kệ carton flow crack…), tải trọng nhẹ (kệ đa năng, kệ siêu thị)
- Phân loại theo chất liệu: kệ sắt, kệ nhôm, kệ nhôm – kính, kệ gỗ hoặc ván ép công nghiệp…
- Phân loại theo cấu tạo: kệ đa tầng (loại 2-3-4-5 tầng); kệ treo tường hoặc đặt sàn; kệ đơn, kệ đôi, kệ ba; có cánh đóng mở / cửa lùa hoặc kệ trơn…
- Phân loại theo công năng: tủ kệ đựng hàng hóa, đựng hồ sơ tài liệu, đựng sách (mục đích trang trí)…
Chính vì sự đa dạng của các loại tủ hồ sơ, kệ đựng hồ sơ như vậy. Hãy lựa chọn một đơn vị uy tín có thể giúp tư vấn lựa chọn loại tủ, kệ phù hợp với mục đích sử dụng, không gian văn phòng, vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Ngoài ra, yếu tố khảo sát và lắp đặt cũng là một điểm cộng khi lựa chọn đơn vị cung cấp. Vì việc tháo lắp, vận chuyển hàng hóa cồng kềnh trong các tòa nhà văn phòng cũng có thể là một trở ngại khi bạn quyết định mua các loại tủ, kệ này.
Xem thêm: 3 lưu ý khi chọn mua tủ hồ sơ văn phòng đẹp
III. Chọn mua kệ đựng hồ sơ văn phòng ở đâu uy tín và chất lượng?
LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi, để được nhận hỗ trợ tư vấn miễn phí, khảo sát và lắp đặt kệ đựng hồ sơ văn phòng phù hợp với mọi nhu cầu của bạn.
Công ty TNHH Navavina
Địa chỉ: số 91/11 An Phú Đông, phương An Phú, Q.12, TP.HCM
Điện thoại: 0837.197.667
Fax: 0837.197.758
Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Website: navavina.com.vn
Tags: kệ đựng hồ sơ văn phòng, ke dung ho so van phong, kệ đựng hồ sơ, ke dung ho so, kệ văn phòng, ke van phong, kệ đựng hồ sơ văn phòng nanavina, ke dung ho so van phong nanavina
